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政府采购招标文件的编制水平和编制质量是影响招标质量的一个重要因素。实践证明，提高政府采购招标文件的质量，对提高政府采购招标工作的质量有着及其重要的作用。笔者根据多年来从事政府采购招标工作的经验，认为提高招标文件的质量，关键是要把好十个重要关口。
业务素质关。招标采购是一项综合性和专业性很强的工作，涉及面广，要用到的知识很多。编制招标文件，不仅要求工作人员有一定的文字综合能力、语言表达能力、统筹安排能力，还要求工作人员必须准确掌握招标项目的内容和要求，能够准确适用相关法律法规。因此，要提高招标文件的编制质量，必须有一支具有较高水平和较强素质的专业队伍，并有一批能够精益求精、刻苦耐劳、素质过硬的工作人员，如果没有这样一支队伍和这样一批人员，要想提高招标文件编制质量就可能成为一句空话。而专业队伍的建立，关键在于人员素质的提高，其中最重要的就是要加强对工作人员的培训和学习。
作为采购机构，要按照组织招标采购工作和编制招标文件的客观需要，有计划地选派工作人员参加一些正规的业务培训班；并可根据工作需要和可能，选派一些业务骨干到有关招标机构学习、锻炼；要经常组织人员认真学习《政府采购法》、《招标投标法》和相关法律、法规、规章和有关规范性文件，增强法律意识，提高贯彻落实相关法律法规规定的自觉性。同时，要开展对相关知识的学习，主要包括文化基础知识、专业技术知识、经济贸易知识、生产生活知识，等等，按照建立专业化采购队伍的要求，着力提高工作人员的理论水平、业务素质和专业技能，培养一批高素质的采购人员，从根本上解决编制招标文件的质量问题。
规范编制关。《招标投标法》、《政府采购法》颁布实施后，国家有关部门先后制定和出台了一些行业招标管理办法，使招标采购工作有了规范。但是，在招标采购工作中，由于从业人员对招标采购的政策法规认识了解不全面，招标采购机构片面追求效率和速度，致使一些招标项目的实施结果达不到预期的效果。这其中，与招标文件编制不规范有很大关系。现实中，一些机构在编制招标文件时，使用的招标文件范本不统一，风格各异，有些是照抄照搬，而不考虑项目的实际情况，编制出来的招标文件形式多样，在规范性上存在一定问题。因此，在编制招标文件时，必须经过认真审核，仔细推敲，在逻辑上要严密，在文字上要简洁清晰，在依据上要结合国家现行的有关法律法规和政策，在内容上要符合招标项目的基本情况。这些基本要素，对于确保招标文件的规范性都是非常重要的。
在实践中，有一些规范性的招标文件范本，编制招标文件时可以参照，使得招标文件的编制能够达到高效、规范、有章可循。事实上，一个规范的招标文件范本不只提高了效率，更重要的是能够全面、充分地反映一个国家或地区在某个具体行业领域招标采购的政策导向，在一定程度上还能大大加强招标采购活动的规范性，使招标采购活动能够从招标文件方面得到进一步的规范，使之能够严格依照法律、法规的规定实施。
前期准备。在实践中，一些采购机构在编制招标文件时，基本上是在套用现成的招标文件范本，商务部分和程序部分基本上都是一成不变的，只是把采购人提交的项目内容和要求以及项目的技术资料作为技术文件作以简单替换，至于采购人提供的东西是真是假，是否存在错漏，是否符合国家有关法律法规的规定，是否存在歧视性、倾向性问题或其他有悖于政府采购原则的条款，则不多过问，也不注意审查。
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